La digitalización de los procesos notariales en el Perú
Por: Alfredo Santa Cruz Vera
Docente de la Facultad de Derecho USAT
Docente de la Facultad de Derecho USAT
La pandemia generada por el Covid 19 no se reduce al ámbito de la salud pública, sus efectos son mucho mayores. Afecta a todos los aspectos de nuestra vida, desde nuestra forma de vivirla, nuestra forma de relacionarnos y, desde luego, nuestra forma de trabajar. La pandemia no nos sugiere un cambio en estos aspectos, más bien impone ese cambio. Esta imposición parece indiscutible, lo que podemos discutir es si dicho cambio es sólo una imposición temporal, de tal modo que pasada la amenaza demos marcha atrás con dichos cambios y volvamos a como estábamos antes de la pandemia, o más bien, se trata de cambios permanentes a partir de los cuales ya no hay marcha atrás.
Esta reflexión inicial se aplica también al trabajo notarial. La presente nota se centra en la contratación y en la Escritura Pública, uno de los servicios notariales típicos. Desde luego hay otros servicios pero su análisis excede los alcances del presente comentario.
Para evaluar qué cambios nos impone esta pandemia debe entenderse cuál es la función que cumple el Notario en la contratación. ¿Por qué existe una Escritura Pública? ¿Cuál es su utilidad? Son preguntas esenciales de las que hay que partir.
El contrato, al ser un acuerdo de voluntades, sólo atañe a las partes celebrantes, los términos del contrato sólo quedarán en el ámbito privado de los contratantes, por tanto, en principio, no será público. Si el contrato se convierte en Escritura Pública, esto implica la participación de un tercero neutral ajeno a las partes: el Notario. Este debe, además, conservar la Escritura la misma que es pública porque se pone a disposición de la colectividad que puede tener acceso a él. Con la Escritura Pública se elimina la posibilidad de discutir o debatir en un proceso la existencia de un contrato, asimismo, se elimina la discusión de los términos y condiciones del contrato y se elimina la discusión de la fecha del contrato.
Estas ventajas no las tiene un documento privado, primero porque existe el riesgo de que se pierda o destruya, pero también existe el riesgo de que se discuta la existencia del documento, e incluso se puede cuestionar la fecha y la firma de los contratantes. En consecuencia, la utilidad de la Escritura Pública es evitar este tipo de discusiones. De este modo en un proceso judicial ya no se perderá tiempo discutiendo estos puntos, esto permite que el juicio se centre en otros elementos. Sin la Escritura Pública el proceso, probablemente, sería más largo de lo que es actualmente. Pero además la Escritura Pública puede prevenir conflictos. Imaginemos un caso (lamentablemente común): una persona indica que en realidad no recuerda haber firmado un contrato que lo vincula con otro sujeto, en tal situación, bastará mostrarle la Escritura que él mismo firmó para recordarle los términos de su compromiso.
Ahora bien, básicamente al elaborar la Escritura Pública, el Notario reproduce literalmente los términos y condiciones del contrato, sin alterarlo; identifica a las partes que concurren a su oficina usando el control biométrico de huellas digitales, se ocupa de que las partes lean y firmen el contrato y, finalmente, conserva el documento en el protocolo notarial, quedando disponible para que cualquiera pueda solicitar un traslado (transcripción o fotocopia).
Como se ve en este proceso se requiere la presencia física de los contratantes que tienen contacto directo con el Notario o sus dependientes. Esta es precisamente la forma de trabajo que la pandemia obliga a revisar y reestructurar. En tiempos de aislamiento social ¿debe mantenerse esta forma de trabajo que obliga al contacto físico? Quedan dos opciones: la digitalización en la contratación, que puede evitar el contacto físico, o lo que se ha dado en llamar el aislamiento social inteligente.
La contratación se puede hacer digitalmente. Efectivamente, las partes contratantes pueden usar una firma digital regulada en la Ley 27269 y contratar sin necesidad de que haya contacto físico. Con ello se cumplirían las mismas finalidades que cumple la Escritura Pública sin necesidad de concurrir físicamente al despacho notarial. En este caso las partes quedan plenamente identificadas por la entidad certificadora de la firma digital; se tendría el texto completo del contrato, con ello se prueba los términos y condiciones del mismo; se presume que antes de la firma digital las partes han leído el contrato y, finalmente, el documento se conserva en un servidor de manera digital y se puede tener acceso a él. En suma, un contrato así formado reemplazaría a la Escritura Pública y cumpliría las mismas funciones ya indicadas antes.
¿Actualmente es este un escenario posible? A mi juicio no, por lo menos no de manera inmediata. Esta opción requiere para su funcionamiento que todos los ciudadanos peruanos tengan una firma digital. Si bien el RENIEC ha puesto a disposición de las personas la firma digital gratuita a través del software “ReFirma”, su uso no ha sido masivo, muchos peruanos ni siquiera tienen el documento de identidad electrónico, presupuesto de la firma digital. Otro elemento a tener en cuenta es que la población peruana no se caracteriza por ser digitalmente culta, una cosa es manejar redes sociales, pero manejar digitalmente nuestras vidas y nuestra contratación es una situación muy distinta. Por otro lado, los peruanos se han acostumbrado a usar la Escritura Pública y las costumbres no se abandonan de la noche a la mañana.
A pesar de lo anterior la firma digital ha venido avanzando. El Notario ya usa la firma digital para presentar sus Escrituras Públicas al registro público usando la plataforma SID SUNARP. Actualmente el registro público solo recibe expedientes electrónicos presentados con firma digital. Hay empresas que ya usan la firma digital por que se acomoda a sus necesidades. En este contexto podemos afirmar que la firma digital está dando sus primeros pasos para un cambio que, a mi juicio, será lento.
Ante este panorama queda la segunda opción, el aislamiento social inteligente. Esta alternativa significa que el servicio notarial debe seguir funcionando, pero haciendo algunos cambios dirigidos a prevenir el contagio del virus COVID 19. Dos normas resultan básicas: el distanciamiento social y la desinfección permanente. Por lo demás, este es el camino que normativamente ha establecido el Gobierno peruano en la Resolución Ministerial N°239-2020-MINSA del 28 de abril del 2020 y la Resolución Ministerial N°135-2020-JUS del 15 de mayo del 2020. En la primera, se aprueban lineamientos de prevención para los trabajadores con riesgo de exposición al COVID 19. En la segunda, se ordena la elaboración de estrictos protocolos de atención para los despachos notariales lo que supone un cambio en la manera en que se ha organizado, distribuido y ejecutado el trabajo notarial. Esta segunda opción es la que se mantendrá vigente durante el resto de la pandemia.
Volviendo a la pregunta inicial, ¿estos cambios serán permanentes? A mi juicio no, estos cambios estarán vigentes mientras el riesgo esté latente, una vez que se haya controlado la situación volverá a como estábamos antes, salvo que el sistema notarial reaccione y trate de establecer cambios más permanentes. Pero también pienso que la digitalización ha iniciado su marcha, esta marcha será lenta, pero imparable.
